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工程成本管理系统

日期:2008-1-12 12:37:01 浏览:4423

工程成本管理系统

一、系统概述:

本系统是为深圳非凡装饰有限公司订制开发的,用于管理每个工程项目的费用支出和收入情况,便于老板及时了解工程财务的详细资料,通过分级审核功能保证每笔费用支出的合理性,防止不合理的费用支出。

二、系统说明:

 

费用状态说明

费用状态

说明

1.刚上报

经办人报上来,等待项目经理审核

2.一审通过

项目经理审核通过,等待工程总监审核

3.二审通过

工程总监审核通过,等待老板审核

4.终审通过

老板审核通过

5.部分结帐

老板审核通过的费用,工地财务或者公司财务就可以进行结帐。支持一笔款项分多次支付。

6.完全结帐

款项已经支付完毕

在系统中,处于不同状态的费用采用不同的颜色显示出来,具体如下图所示。

图1 费用状态图

系统角色及其权限说明:

角色

权限

系统管理员

进行系统的初始设置,包括部门设置,员工添加,系统授权,公司资料添加等。

老板

老板具有费用管理的所有的功能,系统管理员的功能除外。添加材料费,添加的费用不用经过项目经理和工程总监的审核,直接由财务结帐。
添加工程人工费用,添加的费用不用经过项目经理和工程总监的审核
添加管理费,添加的费用不用经过项目经理和工程总监的审核
添加借款,财务不需要结帐,但可以进行管理。
添加收入,财务不需要结帐,直接就是白色状态。

工程总监

审核工程主管审批通过的费用和人工费,工程主管目前没有添加费用和人工的功能。

公司财务

可以添加各个项目发生的管理费,借款和收入,可以对每笔费用进行结帐处理。

工地主管
(项目经理)

审核经办人上报的各种材料费,添加项目发生的人工费用

工地财务

可以对某项目发生材料费和人工进行结帐。具体能够管哪一个项目由系统管理员授权决定。

经办人

上报各种材料费用。

 


















系统约定: 

1.  一个用户在一个项目中只能有一个角色,如你是这个项目的项目经理,你就不能做经办人。

2.  自己添加的费用自己负责,经办人添加了某一天的某个费用,其他级别的用户可以看到,可以进行审核,但是不能修改该值,包括老板在内。即用户只能修改自己添加费用,不能修改别人添加的费用。

3.  根据系统的需要,一个项目可以授权多个经办人,多个项目经理,多个工地财务,如果不需要多个,系统管理员可以每个级别的用户只授权给一个人。

4.  一个用户可以管理多个项目,可以在多个工程中担任不同的角色,这个由系统管理员授权决定。

5.  费用状态管理原则,费用上报之后,由项目经理进行签名,签名之后,如果发现有错误,可以撤消签名,但是如果工程总监及以上级别的用户已经审核通过该费用了,则项目经理无法撤消签名,必须工程总监及以上级别的用户撤消了审核之后,项目经理才能撤消签名。

6.  费用控制原则,老板,工程总监,公司财务可以看到所有项目,所有名目的费用和收入及借款,项目经理,工地财务,经办人只能看到材料费和工人工资。

使用帮助

1.运行环境

系统目前有两个版本,分别用asp和asp.net编写,数据库可以使用Access或Ms SqlServer.Web服务器采用IIS5.0以上版本。

2.主界面介绍

用户登陆的时候,选择您有权限管理的工程项目,帐户和密码正确就可以登陆进去。本系统的页面采用框架页显示,头部菜单是固定的,包括常见的几个操作选项。中间为工程项目的费用表,由于表格比较大,建议显示器采用1280*1024的分辨率。


图2 登陆界面

 

图3 工程费用报表

 

3.主要功能介绍

头部菜单功能介绍

l    “系统首页”:点击该连接进入登陆系统之后见到的主界面,即工程报表页。

l    “修改密码”:用户如果想修改自己的密码,直接点该连接,打开密码修改页。

l    “资料中心”:资料中心是存放各种资料的地方,由系统管理员在后台添加,文章的类别由管理员根据公司的需要设定。点击文章的标题就可以查看文章的具体内容。

图4 资料列表图

l    “退出系统”:当用户想离开本系统的时候,要点一下这个连接。

l    工程切换:从头部的工程下拉列表中选择你想进入的工程项目,如果您有权限就能够进去查看。

费用管理功能介绍:

添加材料费:目前系统只有经办人和老板可以添加材料费用。从主页面的按钮进去。在本系统中,根据报表以日期排序的特点,用户在填写各种费用的时候必须先选择费用发生的日期,如下图:

图5 日期选择图

默认情况下显示的是当前月的日期,如果想填写以前某个月发生的费用,必须在日期的下拉选项中选择时间,然后点查询按钮就会把该时间段的日历调出来。选择了日期之后就可以填写该天发生的费用。具体费用填写如下图所示:

图6 材料费填写

费用填写如上图所示,在上图中,除“工具类”和“其他”费用之外,已经到了其他审批阶段,所以不能修改。
    添加其他费用的方法跟添加材料费相识,只要你具有该权限就能执行该操作。具体的操作步骤:点击具体的操作按钮---选择费用发生日期---填写费用

费用审核功能
项目经理初审:
项目经理登陆本系统,在管理一栏会看到“初审”按钮,点击进去可以审核该天的费用,项目经理无法审核当天发生的管理费用。考虑到表格的结构和显示的效果,最好是只放一个“初审”按钮,所以进入审核的页面显示的是当天发生的所有材料费用和人工费用。如下图所示:

图7 项目经理进行费用初审

 

在状态一栏显示的是该笔费用的目前状态,如上图,有5笔是老板添加的,默认就已经通过审核了,等待财务结帐,有5笔是经办人上报的,就需要项目经理来签名,目前是未签名状态,项目经理只要点击一下,就会弹出如下窗口:

点击确定,该费用的状态就会变成“已签名”。

工程总监二审:工程总监能够审核所有工程的所有费用,目前没有提供添加费用的功能,如果该角色需要添加各种费用,可以增加功能。工程总监能够审核所有类型的费用,包括管理费和工程借款。

图8 项目经理进行费用初审
老板终审:在财务结帐之前,老板的审核功能是可以撤消的。

如上图,灰色按钮表示费用还没有审核,点击之后变成红色按钮,显示已通过。老板审核完之后可以填写备注,该信息会在主页的备注栏目显示。

财务结帐操作:老板审核通过的费用财务才能结帐,不然显示的是该费用的当前状态,没有结帐按钮


系统管理员后台使用说明:
系统管理员管理的主要是一些基础数据和初始化数据。其管理主界面如下图所示:

如上图,左边是操作菜单,右边是服务器的一些信息。

具体的功能有:

人事管理:包括部门管理/添加,员工添加,员工管理。

工程管理:包括工程添加,工程管理

授权管理:包括授权添加,授权管理  

文章管理:文章添加。文章管理,分类管理等功能。

添加授权的功能如下:


选择工程,然后选择用户,用户是不能手工输入的,直接在下拉列表框中选择,自动会跑到输入框中。选择权限,然后就可以保存。用户列表中是除老板,公司财务,工程总监之外的所有员工的列表。

在文章管理栏目可以存放公司的通知,公司的文件,系统的使用帮助等信息,公司员工登陆系统后会在资料中心里面看到的。



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